Přemysl Žižka: emoce k nákupu firemního auta nepatří (2/3)

Důležité je efektivní provozování firemních vozidel. Jaká pochybení v praxi vídáte v tomto ohledu?
Správa vozového parku a optimalizace procesů s tím spojených je nikdy nekončící práce. Je přirozeně náročné nacházet uvnitř firmy dostatečnou motivaci k plnění každodenní rutiny, obzvláště u firem, pro které nepředstavují služební vozidla hlavní výrobní prostředek a správa vozového parku tak bezprostředně neovlivňuje jejich hlavní aktivity. Často se operativním činnostem nevěnuje patřičná pozornost. Případným komplikacím se systematicky nepředchází a řeší se až v momentu, kdy vzniknou. V praxi se setkáváme s firmami, co obstojně zvládají strategickou část fleet managementu (především plánování), ovšem sledování a vyhodnocování aplikovaných opatření věnuje jen minimální úsilí. Je tedy potřeba nastavit v rámci firmy takové podmínky, aby za správu vozového parku byla odpovědná konkrétní osoba (ideálně odborník, který dané problematice rozumí), jejíž pozice bude respektována a navíc podpořena interní směrnicí (tzv. Car policy). Správa vozového parku je z velké části o práci s uživateli vozidel, jejichž chování ke služebním vozidlům zásadně ovlivňuje náklady na firemní vozový park.

Jaká data by měl správce vozového parku u jednotlivých vozidel sledovat?
Bez ohledu na typ a fungování každé firmy by správce vozového parku měl mít komplexní přehled o dění kolem služebních vozidel. V každém případě by měl sledovat všechny druhy nákladů a umět správně interpretovat jejich vývoj, eventuelně vysvětlit příčiny vzniklých odchylek od plánu. Při optimálně nastavených procesech správy vozového parku se jedná o průběžné sledování a vyhodnocování nákladů, k čemuž velmi často postačí propracovanější tabulka v Excelu, v sofistikovanějších případech je to podnikový informační systém nebo přímo specializovaný software ke správě vozového parku určený.
Nejčastěji jsou ve firmách sledovány spotřeby pohonných hmot, nehodový průběh uživatelů a vývoj servisních nákladů (poruchovost vozidel, životnost pneumatik).

Je TCO všemocným nástrojem k dosažení maximální efektivity provozovaných firemních vozů?
O TCO (celkové náklady na vlastnictví) se toho za poslední roky napsalo mnoho. Přestože není nikdo, kdo by zpochybňoval přínosy v plánování a hodnocení efektivity správy vozového parku pomocí ukazatelů TCO, pro nemálo firem je to stále těžko uchopitelné téma.
Predikce celkových nákladů vlastnění vozidla je velmi složitá úloha s několika proměnnými. Abychom při plánování dokázali pomocí TCO učinit relevantní rozhodnutí, potřebujeme pak pro jeden konkrétní typ firemního vozidla velmi mnoho výpočtů v závislosti na době užívání a nájezdu, a to včetně všech zvažovaných alternativ (různé značky/modely).
Rozhodne-li se firma pro analýzu TCO „vlastními silami“, může získat zajímavá referenční data od poskytovatelů operativního leasingu. Poptané kalkulace pronájmu pro konkrétní dobu a nájezd nebudou díky velmi konkurenčnímu prostředí na trhu operativního leasingu daleko od optimálních hodnot TCO, především u nejfrekventovaněji pořizovaných modelů vozidel. Firmy, které volí tuto formu pořízení vozového parku, mají v tomto ohledu při plánování usnadněnou práci. Výpočet TCO není snadno řešitelná úloha, což ovšem neznamená, že bychom měli rezignovat na možnost s celkovými náklady systematicky pracovat. K TCO se lze propracovat postupně přes plánování alespoň nějakých dílčích nákladů, nejlépe v oblastech, kde tušíme potenciál ke zlepšení (např. spotřeba pohonných hmot). Tak či onak, plánování je jen prvním krokem k efektivnímu fleet managementu s využitím TCO. V druhé řadě je nezbytné naplánované hodnoty porovnávat se skutečností, umět analyzovat a hlavně interpretovat vývoj celkových nákladů, následně stanovit závěry a opatření, jež by se měly ve firmě prosadit.

Je vhodné sledovat, jak se k firemním vozům zaměstnanci chovají?
Jednoznačně ano. Nazveme-li chování uživatelů firemních vozidel „lidským faktorem“ při správě vozového parku, pak právě tento faktor v sobě skrývá největší potenciál k dosažení optimálních nákladů. Navíc lze možných zlepšení dosáhnout téměř okamžitě. Ať už se jedná o spotřeby pohonných hmot, náklady na opotřebení nebo opravy škod, vždy jde o odpovědný přístup uživatelů vozidel. S těmi je potřeba z pozice správce vozového parku průběžně komunikovat a získat u nich přirozenou autoritu. Vždy dáváme přednost preventivním a motivačním opatřením před represemi a sankcemi. Ty přesto musí ve firmě existovat a je nezbytné umět je uplatnit bez výjimek, což by mohlo ohrozit vnímání smysluplnosti nastavených opatření. Předpokladem proto je získání absolutní podpory od vedení firmy.

Funguje podle vašich zkušeností nasazení telematiky?
Obecně lze říci, že telematika ve služebních vozidlech je přínosem. Dnešní moderní systémy umožňují sledovat a vyhodnocovat velmi mnoho dat a informací. Záleží na samotné firmě, jak intenzivně chce s daným nástrojem pracovat a k čemu všemu ho používat. Základní funkcí u GPS monitoringu je sledování pohybu vozidel a vytváření podkladů pro tvorbu knihy jízd. Nadstavbou jsou pak možnosti hodnocení stylu jízdy nebo dispečerské a bezpečnostní funkce. Lze očekávat, že nemálo uživatelů služebních vozidel, kterých se zavedení GPS monitoringu týká, tento akt bude vnímat negativně až nepřátelsky. Obavy z možného sledování jejich pohybu se však v praxi velmi rychle rozplynou. Naopak téměř každý uživatel začne GPS monitoring vnímat jako standardní součást svého vozidla, která mu práci usnadňuje. O zavedení GPS monitoringu je vhodné v rámci firmy otevřeně hovořit, a tím věcně otupit argumenty odpůrců. Investice do GPS monitoringu se většině firem vrátí do 1 roku od pořízení.