Firemní auto jako benefit. Dát či nedat?

K některým pozicím služební automobil zkrátka patří. Nejvyšší, ale často už i střední management s ním počítá skoro stejně samozřejmě jako s mobilním telefonem. Četná jednání mimo sídlo firmy, potřeba být na schůzkách rychle, včas, moci se operativně přesunout a v pozdních hodinách vrátit domů. Nemluvě o určité reprezentaci společnosti, prestiži. Obdobně je jasné, že efektivita a schopnost operativního zásahu servisních pracovníků bude vyšší, pokud budou moci zakročit okamžitě, místo aby se nejprve dopravovali do centrály.
Užívání pracovních aut v mimopracovní dobu má však svá specifika. Pravdou je, že v posledních letech je z hlediska daňové a finanční zátěže výhodné především pro zaměstnance, zatímco u zaměstnavatelů – poskytovatelů to tak jednoznačné není.

Výhoda pro zaměstnance, ale…?
Každým rokem se konají různé průzkumy mezi zaměstnanci, o které benefity nejvíce stojí. Mezi ty nejoblíbenější a nejprestižnější se řadí služební automobil, jenž si pracovník ve svém volném čase může dále používat dle libosti. Méně se už ví, že to pro něj není úplně „zadarmo“, ani za cenu spotřebovaného benzinu či nafty.
Služební automobil provozovaný pro soukromé účely je totiž nepeněžním příjmem. Jako takový ovšem podléhá dani z příjmu podle zákona č. 586/1992 Sb. o daních z příjmu. V paragrafu 6 věnovaném příjmům ze závislé činnosti a funkčním požitkům se uvádí:
Poskytuje-li zaměstnavatel zaměstnanci bezplatně motorové vozidlo k používání pro služební i soukromé účely, považuje se za příjem zaměstnance částka ve výši 1 % vstupní ceny vozidla za každý i započatý kalendářní měsíc poskytnutí vozidla. Jde-li o najaté vozidlo, vychází se ze vstupní ceny vozidla u původního vlastníka, a to i v případě, že dojde k následné koupi vozidla. Pokud ve vstupní ceně není zahrnuta daň z přidané hodnoty, pro účely tohoto ustanovení se o tuto daň zvýší. Je-li částka, která se posuzuje jako příjem zaměstnance za každý i započatý kalendářní měsíc poskytnutí vozidla, nižší než 1 000 Kč, považuje se za příjem zaměstnance částka ve výši 1 000 Kč. Poskytne-li zaměstnavatel zaměstnanci bezplatně v průběhu kalendářního měsíce postupně za sebou více motorových vozidel k používání pro služební i soukromé účely, považuje se za příjem zaměstnance částka ve výši 1 % z nejvyšší vstupní ceny motorového vozidla. Poskytne-li zaměstnavatel zaměstnanci bezplatně v průběhu kalendářního měsíce více motorových vozidel současně, považuje se za příjem zaměstnance částka ve výši 1 % z úhrnu vstupních cen všech motorových vozidel používaných pro služební i soukromé účely. Vstupní cenou vozidla se pro účely tohoto ustanovení rozumí vstupní cena uvedená v § 29 odst. 1 až 9.
Za vstupní cenu se považuje celková cena včetně DPH. Totéž platí i pro vozidla z leasingu a pro zaměstnance není tedy důležité, jakým způsobem je vozidlo pořízeno. Jediným zásadním kritériem je cena. Cena vstupní je shodná s pořizovací. Je neměnná, nezohledňuje reálnou hodnotu vozu a její klesání v čase.
Nejnižším nepeněžním příjmem přitom může být 1 000 Kč, což odpovídá vozidlu se vstupní cenou 100 000 Kč. Žádný nový automobil se za takovou sumu neprodává, nicméně vstupní cena může být i cena ojetého auta z autobazaru. Zároveň je nutné zmínit, že totožná pravidla platí i pro dodávky a motorky a například z jednostopých vozidel, třeba skútrů, je do 100 000 korun možné si už slušně vybrat. Nepřekročí-li částka za pořízení vozidla tuto hranici, vstupuje do výpočtu nepeněžních příjmů zaměstnance 1 000 Kč, což je nejnižší sazba.

Jaké jsou konkrétní dopady na výplatní pásku nejlépe ilustruje následující příklad:
Pan Novák využívá Škodu Octavia Combi 1.6 TDI CR Ambiente v ceně 535 000 Kč. Jedno procento ze vstupní ceny je 5 350 Kč. Pakliže je samotná hrubá mzda pana Nováka 30 000 Kč, do výpočtu jeho čisté mzdy ze zdanitelného příjmu vstupuje součet obou hodnot, tedy 35 350 Kč. Na účet pan Novák obdrží 19 452 Kč, zatímco bez automobilu by to bylo 22 245 Kč. Pokud by pan Novák měl hrubý příjem 35 350 Kč a služebním vozem mimo zaměstnání nejezdil, dostával by vyplaceno 26 321 Kč.

Pan Novák tedy využíváním služebního auta pro vlastní soukromé účely na daních ročně odvede 33 516 Kč. Za tři roky by to bylo více než 100 tisíc korun. Je však zcela zřejmé, že pořídit si za stejnou sumu nový rodinný vůz není možné. A ani u vlastního auta by neměl vyhráno, protože pokles hodnoty nových automobilů je nejvyšší právě v prvních třech letech. Poptávka po přidělení firemního auta na domácí použití je tak ze strany zaměstnanců zcela logická. Navíc odpadají starosti s financemi na údržbu a servis – například garanční prohlídky či výměnu pneumatik podle ročního období zpravidla zajišťuje a hradí zaměstnavatel.
Pana Nováka však mohou potkat další nástrahy. Pokud třeba v rámci obměny fleetu dostane poslední týden v měsíci místo octavie novou Škodu Superb 1.6 TDI CR Ambition za 675 000 Kč, do výpočtu čisté mzdy už bude vstupovat částka 6 750 Kč – tedy ta vyšší z obou automobilů. To za předpokladu, že při přejímce superbu zároveň pracovník odevzdá předchozí vůz.
Jestliže by na přechodné období měl pan Novák k dispozici na soukromé cesty jak octavii, tak superb, musel by navýšenou daň z příjmu platit ve výši 1 % ze vstupní ceny každého z aut. V součtu to činí 12 100 Kč. Výpočet čisté mzdy by pak vycházel takto:

Je evidentní, že ačkoliv je pro zaměstnance situace, kdy může využívat služební auto po celý den, výhodná, musí zároveň počítat s určitými riziky například při zmíněné obnově autoparku.
Zároveň není podstatné, zda pracovník auto opravdu aktivně využívá. Z hlediska zákona je naprosto zásadní pouze skutečnost, že mu takovou možnost zaměstnavatel poskytl. Pokud tedy někdo svůj služební vůz po pracovní době odstaví na firemním parkovišti a domů jede MHD, ušetří sice za pohonné hmoty, nikoliv však na dani z příjmu.
Další podstatnou informací zejména v době, kdy trendy v mnoha společnostech velí po efektivitě nákladů a směřují mimo jiné ke sdílení služebních vozidel, je zdanění automobilů, kterými soukromě jezdí hned několik lidí. V takovém případě se každému z nich navyšuje o 1 % vstupní ceny vozu nepeněžní hrubý příjem, opět bez ohledu na aktivní cestování či počet dnů, které auto měli k dispozici.

Pro zaměstnavatele spíše nutnost
Zatímco zaměstnanci se po služebním autě a jeho užití v soukromí pídí již při hledání nového místa, pohovorech nebo periodickém vyjednávání o mzdě, pro zaměstnavatele je to spíše nutné zlo.
Argumentem pro je zejména větší využití vozidla jako takového, čili v podstatě jeho „smysluplnost“. Dále může určitou roli hrát zodpovědnost zaměstnance za zabezpečení auta, ne každá firma si může dovolit hlídaný areál s velkým parkovištěm.
Kdo by se ale domníval, že z poskytování vozidel pracovníkům na soukromé účely plynou společnostem nějaké peníze nebo další úlevy, je na omylu. Současná právní úprava platná od 1. ledna 2008 totiž zrušila dřívější praxi, kdy takovýto nepeněžní příjem nevstupoval do vyměřovacího základu pro odvod sociálního a zdravotního pojištění – jinými slovy, poskytnout zaměstnanci služební auto pro nepracovní dobu bylo pro firmu levnější než mu zvednout samotný plat. To už ale neplatí a potvrzují to také účetní a daňoví poradci. „Z našeho pohledu takový benefit již není pro firmu výhodný,“ říká Michal Sajko ze společnosti TaxVision. Situace navíc není jednoduchá. „Vydalo by to na docela rozsáhlý odborný článek. Je více variant, jak s tím vlastně pracovat, a především je tam hlavně spousta vážných problémů v oblasti DPH,“ dodává Vlastimil Sojka ze společnosti KODAP.
Jak tedy vyjít zaměstnancům vstříc a nedostat se do křížku se zákonem? V první řadě je nutné mít na paměti, že soukromé cesty si zaměstnanec musí – minimálně v nákladech na palivo – hradit sám. Nejsou totiž zahrnuty do nepeněžního příjmu vyjádřeného procentem vstupní ceny vozu. Legislativa neukládá povinnost krátit odpisy jak na auto samotné, tak provozní náklady, přestože je vůz částečně využíván na nevýdělečné účely. Jedinou výjimku tvoří právě náklady na pohonné hmoty.
Lze tedy provádět veškerou údržbu, jako jsou pravidelné servisní prohlídky, nákup a výměna letních a zimních pneumatik, a takové položky jsou uznatelné. Náklady na palivo pro soukromé kilometry by měl zaměstnanec evidovat nejlépe v samostatné knize jízd a hradit je přímo, případně si je nechávat srážet z čisté mzdy. V opačném případě je na zaměstnavateli, aby výdaje související se soukromými jízdami vyloučil ze svých daňově uznatelných nákladů. Doporučení si zaslouží různé GPS lokalizační systémy s automatizovanou knihou jízd a volbou služebního a soukromého režimu, které alespoň částečně zjednoduší administrativní zátěž.
Snad posledním úskalím, ovšem nemalým, je samotná DPH za automobil. Od dubna 2009 ji lze odečítat ode všech osobních vozidel. Samotné poskytnutí vozu zaměstnanci k soukromým účelům není považováno za zdanitelné plnění. Zde tak žádné daňové povinnosti na straně zaměstnavatele nevznikají. V okamžiku, kdy je však vůz poskytován pro účely nesouvisející s uskutečňováním ekonomických činností plátce, je již nutné z hodnoty tohoto plnění odvést daň na výstupu.
Prakticky tak účtárna podle poměru služebních a soukromých kilometrů z knihy jízd vystaví daňový doklad o použití, který vyrovná právě povinnosti vůči státu. Odvedená daň každý měsíc fakticky snižuje hodnotu odpisu při pořízení automobilu.
Někteří zaměstnavatelé také umožňují mimořádně zapůjčit pracovníkům služební automobil například na dovolenou. I v takovém případě platí pro obě strany zmíněné povinnosti. Zaměstnanec pak musí přesně evidovat ujeté kilometry, nepravdivý údaj může být dokonce důvodem k výpovědi pro ztrátu důvěry. Zaměstnavatel naopak nemá právo zjišťovat, odkud a kam cesta vedla, nebo jakou rychlostí řidič jel. Pomoci opět můžou specializované GPS lokalizační nástroje, které skryjí soukromé trasy, ale přesně zaznamenají jejich délku.

Praxi v pojišťovně Allianz popisuje její tiskový mluvčí Václav Bálek.
Poskytuje Vaše společnost zaměstnancům služební automobil jako jeden z benefitů?
Ano, poskytuje.

Jaké jsou podmínky přidělení?
Standardně jsou vozy poskytovány členům představenstva a ředitelům obchodních útvarů. Nadto také dalším vytypovaným profesím, jako jsou například mobilní likvidátoři. Zaměstnanci je tento benefit zúčtován podle příslušných zákonů a platí pouze pohonné hmoty za ujeté kilometry soukromých cest.

Co to znamená pro Vaši společnost, například ve vztahu k účetnictví?
Část vozů máme ve vlastnictví, účetně je tedy odepisujeme, část vozů máme na operativní leasing. V takovém případě je splátka za vůz okamžitým měsíčním nákladem.

Může, případně do jaké míry, se zaměstnanec podílí na výběru vozu a jeho úhradě (za příplatkovou výbavu, provoz, servis, soukromé cesty, ...)?
Výběr vozu a výbavu může zaměstnanec ovlivnit pouze částečně. Provoz a servis platí firma, za soukromě ujeté kilometry platí zaměstnanec pohonné hmoty.