Car Policy - strategie pro všechny

Není důležité, jak je firma velká a kolik vozidel využívá, protože i ta nejmenší společnost by měla mít svou Car Policy. Tento systém správy autoparku je důležitý nejen z hlediska úspory financí, ale i z hlediska zefektivnění hospodaření a zajištění hladkého chodu společnosti.

Přes značný pokrok a vývoj v oblasti vozidlové politiky i dnes mnoho firem podceňuje systematický přístup ke svému vozovému parku. Jasně nastavená dlouhodobá pravidla pro řízení svého vozového parku, tzv. Car Policy, má v České republice jen 25 % firem. Je to s podivem, protože právě v tomto ohledu se dají s pomocí správně zvoleného strategického přístupu ušetřit nemalé finanční prostředky. O důležitosti daného systému pro správu vozidel svědčí i fakt, že Car Policy je nedílnou součástí fungování více než 60 % zahraničních firem. Právě tato pravidla se prolínají celým procesem využívání firemních vozidel. Je v nich zařazeno vše od výběru modelu a motorizace, výběru druhu financování, specifikace provozu, údržby, až po stanovení pravidel pro vyřazení vozidla z firemní flotily.
Vytvoření politiky využívání automobilů ve firmě zahrnující všechna výše zmíněná hlediska je prvním krokem, který by měl každý flotilový manager učinit na cestě k optimalizaci nákladů svěřeného vozového parku.
Díky rozmanitosti oborů podnikajících firem, které na trzích působí, není možné sestavit obecně platnou Car Policy. Uvádíme proto alespoň několik základních bodů, pomocí kterých si mohou firmy svoji firemní politiku snadno sestavit. Měla by obsahovat následující oblasti:

1. Specifikace potřeb firmy v oblasti dopravy.
2. Upřesnění okruhu možných značek, typů a tříd automobilů.
3. Stanovení konkrétních technických a bezpečnostních požadavků.
4. Zvolení způsobu financování vozového parku.
5. Výběr systému správy vozového parku.
6. Zvolení zabezpečení vozového parku.
7. Vymezení pravidel pro přidělování vozidel, včetně systému předávání a přebírání.
8. Nastavení systému školení a kontroly způsobilosti řidičů (vč. povinných lékařských prohlídek).
9. Vymezení bezpečnostních pravidel, pravidel pro provoz mimo pozemní komunikace apod.
10. Zvolení způsobu pojištění vozů a jejich uživatelů.
11. Stanovení systému údržby vozů a vymezení zodpovědností za stav vozů.
12. Stanovení způsobu úhrady za paliva, maziva a běžný spotřební materiál.
13. Definice přípustného stáří či stupně opotřebování vozidla pro využívání ve fleetu.
14. Určení způsobu remarketingu ojetých nebo nadbytečných vozidel.
15. Pravidla používání služebních vozidel pro soukromé účely a úhrada soukromých kilometrů.
16. Vymezení odpovědnosti zaměstnanců za svěřené vozidlo.

V závislosti na velikosti firemního vozového parku je také na zvážení zamyslet se nad jeho kontrolními mechanizmy. Díky nim by mělo být snadno dohledatelné, kde se právě konkrétní vozidlo pohybuje, za jakým účelem je vozidlo zaměstnancem využíváno a v jaké době se dá předpokládat jeho návrat.

Jak už bylo zmíněno výše, i výběr nového firemního vozu nesmí být podceňován. V systému Car Policy musí být jasně vymezena pravidla, kterými se budou pověřené osoby při výběru vozu řídit.
Před každým nákupem nových vozů by měla být osobám pověřeným jejich výběrem dobře známa nejen pořizovací cena samotných vozů, ale hlavně i náklady na servis v průběhu celé předpokládané doby, po kterou budou automobily ve firmě využívány. Zakoupení vozidel s nižší pořizovací cenou nemusí vždy znamenat úsporu finančních prostředků. V první řadě je tedy namístě vyčíslení rentabilního kilometrového nájezdu a s tím spojený jak výběr paliva, na které má automobil jezdit, tak zvolení konkrétní motorizace vozu. Na firemním bankovním účtu by se totiž mohl zvednout pěkný průvan v případě zjištění nemilé skutečnosti, kterou by byla např. výrobcem stanovená hranice výměny rozvodů po 60 tis. V případě firemních vozů, které ročně najezdí i dvojnásobek, se následný servis může opravdu značně prodražit. Suma, která byla ušetřena na pořizovací ceně vozidel se rázem může stát záporem z důvodů vysokých servisních nákladů. Pří nákupu je tedy potřeba zaměřit se opravdu na všechna hlediska a pokusit se žádné z důležitých skutečností neopomenout. To jsou ale obecně známá fakta. Jaké jsou však položky, které se začaly v Car Policy objevovat teprve nedávno?
Za poslední desetiletí se jak u nás, tak ve světě zásadně změnil postoj zodpovědnosti firem k životnímu prostředí. Již delší dobu se na předních příčkách nejnovějších trendů v oblasti fleet managementu drží pojem tzv. “zelená vozidla“, který je spojován právě s problematikou emisních norem firemních automobilů. Při obnově svého vozového parku tak mnoho firem klade velký důraz právě na množství emisí vyprodukovaných firemním vozidlem a tato hodnota se pak čím dál častěji stává jedním z hlavních kritérií, které při výběru konkrétního vozu hraje zásadní roli. Mnoho společností, které pak působí zejména v centru velkých měst, čím dál častěji přechází na elektromobily či hybridní vozidla. Zejména v zahraničí je to hlavně z důvodů tzv. emisních povolenek, které například v řadě německých měst (Berlín, Hannover, Köln atd.) platí už od 1. ledna 2008. Do těchto zón mají povolený vjezd pouze vozidla plnící emisní normu od euro 4 a výše. V České republice budou města moci těchto povolenek využívat od února 2014.
Jelikož cena pohonných hmot neustále roste, dalším z aktuálních trendů, který se drží na jedné z prvních příček, je kladení důrazu na snižování spotřeby u firemních vozidel za účelem zvyšování zisku. S tím je také spojené rozšířené zavádění elektronických systémů pro snadnější správu firemní flotily. Díky těmto systémům je možné shromáždění dostatečných informací o každém z vozidel pro optimalizaci jeho nákladů na pohonné hmoty. Společnosti vyvíjející software pro monitoring a správu vozových parků zaznamenaly značný nárůst zájmu o jejich technologie a díky tomu se tak ceny těchto technologií stávají i pro menší firmy, které nemají tak rozsáhlý vozový park, dostupnější a běžné. GPS monitoring je dnes velmi rozšířeným především u firem, kde vozidla slouží k výkonu práce.